Trasforma le tue riunioni in incontri produttivi e smetti di perdere tempo.
Quante riunioni nella tua settimana sono davvero produttive? Quante sono organizzate e gestite in maniera efficiente?
Le riunioni sono importanti per confrontarsi e allinearsi rispetto ai progressi delle varie attività in corso, tuttavia se non vengono organizzate e gestite efficacemente diventano fonte di stress, aggiungono carico di lavoro alle persone e fanno disperdere energie che potrebbero essere utilizzate per altro.
Segui questi semplici passi per ottimizzare e tranne vantaggi dalle tue riunioni.
Obiettivo chiaro e condiviso: fai sapere alle persone interessate qual è lo scopo dell’incontro e quali sono anche le aspettative. Ad esempio chiarisci che lo scopo dell’incontro è di confrontarsi su un determinato argomento e al termine prendere una decisione. In questo modo dai indicazioni precise e le persone possono anche prepararsi a dovere.
Chiedi in anticipo se ci sono temi caldi che devono essere affrontati e stabilisci delle priorità. Chiedi anche alle persone di esplorare le situazioni anche individualmente in modo da arrivare alla riunione con già in mano qualche soluzione da proporre.
Incoraggia le persone a fare interventi brevi, concisi e chiari. All’interno della riunione chiedi a qualcuno di essere custode del tempo e segnalare quando gli interventi dei singoli superano un tempo limite che potete concordare inizialmente
Al termine dell’incontro avere un piano di azione aiuta a chiarire per tutti cosa c’è da fare, quali sono le tempistiche e responsabilità.
Chiedi subito un feedback per migliorare le riunioni successive. Puoi usare questa semplice domanda: Che cosa è stato utile in questa riunione?
Applicando questi cinque passi sarai in grado di rendere le tue riunioni più produttive, ottimizzando l'uso del tempo e ottenendo risultati concreti. Smetti di perdere tempo in riunioni inefficaci, stressanti e noiose e trasforma queste occasioni in momenti di collaborazione, confronto e decision-making di qualità.